甘肃机电职业技术学院印章使用和管理办法(试行)

作者:学院办公室   来源:学院办公室   发布时间:2018-12-19   点击数:

第一章 总 则

第一条 为进一步加强和规范我院印章的使用和管理,规范办事程序,方便公务联系,结合学院实际,特制定本办法。

第二条 本办法所指的印章包括学院党委印章、学院印章(含学院钢印)、学院党政职能部门印章、各党总支(党支部)印章、各部门印章、学院领导手章及电子印章、各类专用章等。

第三条 学院办公室负责学院各类印章的审核、制发、补发、检查等有关管理工作。

第二章 印章刻制和启用

第四条 因业务需要或组织变更需刻制印章时,学院办公室根据学院或上级有关部门批准成立该机构的公文,到天水市(或秦州区)公安局指定地点刻制。

第五条 学院领导手章(即主要领导签名章)的刻制,经学院领导同意,领导亲笔书写,刻成长方形。根据工作需要,学院领导可刻制中文或英文手章。

第六条 启用印章一般应从便于工作衔接上考虑,确定印章的启用时间。在选择启用时间后,提前向有关单位发出正式启用印章的通知,注明正式启用日期,并附印模,重要印章同时要报上级主管部门备案。

第七条 接到启用通知后,用章单位主要负责人亲自到学院办公室办理领取手续,留下印模,签字领取,同时将应作废的印章交回学院办公室。

第八条 对外产生效用的印章,如财务专用章、合同专用章等,在启用前应将启用时间、印章样式通知各有关单位。

第九条 启用印章前应掌握识别真伪的方法。学院办公室和受印单位都须把启用印章的文件和印模立卷归档并永久保存。

第三章 印章的管理与使用

第十条 学院党委印章、学院印章(含学院钢印)、党委办公室印章、学院办公室印章、学院领导手章及电子印章、各类专用章由学院办公室指定专人管理,非特殊情况,不得将印章携带出办公室使用。

第十一条 学院各部门印章、各党支部(总支)印章、学生证明专用章等,所在部门应指定专人负责保管,保管印章须有安全措施,不得擅自委托他人代管。

第十二条 印章不固定换发年限。各单位监印人员对本单位各类印章每学期至少检查一次,学院办公室不定期对各单位现有的各类印章进行检查、核实。

第十三条 印章遗失时须立即向学院领导、学院办公室及保卫部门报告,并依法公布作废。

第十四条 以学院名义对内对外行文,由学院办公室统一登记、编号和用印。

第十五条 学院工作证、学生证、专业技术职务证书,教师资格证,各类毕业证书、招生录取通知书、毕业分配通知,成绩单、聘书、奖状等常规证书、证明等,由使用部门出具名册、部门负责人审核签字后,到学院办公室用印。

第十六条 以学院名义向省教育厅等上级有关部门报送的计划任务书、统计报表、审查表、申报表等重要文本和材料,使用学院公章应由部门主要负责人审核签字,报经分管院领导签字批准后,由学院办公室用印并视情况备份留存。

第十七条 以学院名义对外签署合同书、协议书、招投标书、意向书等,需要使用合同专用章时,需经院长(或法人代表)签字或授权后,方可用印,学院办公室备份留存。

第十八条 教学成果报奖、科研成果报奖、成果推广,项目、基金申报,专利立项审批(转让),各协会、学会入会等,由当事人所在部门和学院内业务主管部门审核同意后,再到学院办公室用印。

第十九条 学院教职工到外单位联系工作需出具学校介绍信的或其他相关证明的,经所在部门审核同意后,到学院办公室用印。

第二十条 根据工作需要,对外刊登广告、声明等,按事项由所在部门经办人拟稿,部门主要负责人核稿签字,报经分管院领导批准后,由学院办公室用印并视情况备份留存。

第二十一条 其他事项需使用学院印章的,参照以上程序办理。非日常性事务使用学院印章的,需要部门主要负责人审核签字,并报经分管院领导同意。

第二十二条 学院法定代表人签字章适用范围限于学生毕业证、中层干部任免文件,以及需要使用学院法定代表人签字章的其他情形。

第二十三条 如有特殊情况,需将学院印章带出单位使用,需经学院分管院长批准,由使用人前来领取,按规定监管使用,并对使用期间印章安全负责;印章使用完毕后,及时送还学院办公室。

第二十四条 涉及以下情况的不得用印:(1)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的材料;(2)未经院领导签发批准的材料;(3)非本院教职工或与工作、业务无关的材料;(4)空白材料。

第二十五条 学院各部门印章的用印程序,参照学院印章使用的有关规定办理。

第四章 附 则

第二十六条 本办法由学院办公室负责解释。

第二十七条 本办法自发布之日起实行。

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