甘肃机电职业技术学院 档案实施分类与工作规范(试行)

作者:学院办公室   来源:学院办公室   发布时间:2018-12-14   点击数:

第一章 学院档案实体分类办法

第一节 编制概况

一、编制目的

为了统一我院档案实体分类,实现全院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,以提高我院档案业务建设的整体水平,根据《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则,结合我院档案工作实际,特制定本办法。

二、编制原则

(一)我院档案分类以学院全部档案为对象,按照档案形成的领域范畴,将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

(二)在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

(三)类目设置必须有相对稳定性,不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。

(四)类目排列、档号结构的确定严格按从总到分,从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。

三、类目设置与主要内容

(一)一级类目的设置与标识

一级类目是我院档案实体分类的最高层位。我院档案确定的一级类目计11个。其标识采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母,例:行政标识为“XZ”。

一级类目名称、标识符号和主要内容如下:

1.党群DQ: 主要包括学院党群部门在工作中形成的文件

料。

2.行政XZ:主要包括学院行政职能部门(除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外)工作中形成的文件材料。

3.教学JX:主要包括教学管理、实践与学生管理活动中形成的文件材料。

4.科学研究KY: 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

5.基本建设JJ:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

6.仪器设备SB:主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。

7.产品生产与科技开发CP:主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

8.出版CB: 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。

9.外事WS:主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

10.财会CK: 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11.声像SX:主要包括在学院管理、教学等活动中形成的声像资料。

(二)二、三级类目的设置与标识,二级类目是对一级类目的细分,三级类目是对二级类目的细分,细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点,结合档案记述和反映内容性质进行设置。我院二级类目、三级类目设置的标准详见主表,各立档部门不得随意变动。二级类目及三级类目的标识,均采用“双位制”。如综合“11”,其余二级类目依次层累为12、13……99,但10、20等带“0”的数字不用。

四、档号的编制

档号是存取档案的代号和排架的依据,必须反映我院档案的分类体系和物理位置。

(一)档号编制的原则

档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,所有档号均不得重复;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不得随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

(二)档号结构、模式和标识

1.档号结构

档号由年度号、分类号、案卷号三个部分组成。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成,少数扩展到三级类目。案卷号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。

2.档号的模式

为:年度号+分类号+案卷号

3.档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号之间,用连接符号“一”连结。例:2010年毕业生论文第88卷的档号为:2010—JX16—88

第二节 主表

主表由类目、标识符号、注释等组成。

一、DQ党群

11党务综合(包含党委、总支、直属支部综合材料)

12纪检

13组织

14宣传教育(包含学生思想政治工作材料)

15统战

16工会(包含教职工代表大会、妇女工作材料)

17团委(包含学生社团材料)

二、XZ行政

11行政综合(包含学院评估、校友工作和系、中心等综合材料)

12人事(包含师资工作材料)

13监察审计

14武装保卫

15后勤

16图书、档案与信息

三、JX教学

11综合(包含学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料)

12专业与实验室建设

13招生

14学籍管理(包含学生奖惩材料)

15课堂教学与实践教学

16毕业生管理(包含毕业生信息反馈材料)

17教材

四、KY科学研究

11综合(包含科研经费管理、学术活动材料)

12研究实验阶段

五、CP产品生产与科技开发

11综合

12销售管理

13总结鉴定阶段

六、JJ基本建设

11综合

12可行性研究及施工竣工验收、财务管理等

七、SB仪器设备

11综合

12仪器设备项目

八、CB出版

11综合

12出版物项目

九、WS外事

11综合

12出国(境)

13来校

14国际合作与会议

15外国留学生工作

十、CK财会

11综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册(包含奖金、助学金等材料)

十一、SX声像

11综合

第二章 档案范围和保存期限

党群类档案范围和保管期限表

DQ11党务综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

党组文件(包括纪检、监察、审计工作文件和上级、同级党委织来文、会议文件)

30年

2

党委会议纪要、会议纪录,院领导关于党建工作的重要讲话及参加上级召开会议的发言、交流等材料

永久

3

党建工作统计,党群系统重要统计,党建工作相关材料

永久

4

扶贫文件材料

10年

5

学院党代会文件材料

永久

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单,候选人登记表和情况介绍,大会选举办法、选举结果和上级批复等。

(2)提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录、参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票样式

永久

6

学院党委会、党委扩大会、书记办公会、党委中心组会议记录、纪要、决议及讨论的材料,以党委名义召开的工作会议材料

永久

7

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

8

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知

永久

9

上级党群领导调研、检查、巡视学院工作形成的材料

永久

10

党建工作简报

30年

11

党委大事记

永久

12

党群系统启用印章的文件和印模、更换印章的通知

永久

13

各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复等,各总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议纪录、统计表和党内年报等

永久

14

保密工作材料

永久

15

重要的群众来信来访及处理材料

永久

16

党委与有关机关联系、协商工作相关材料

永久

17

关心下一代工作材料

30年

DQ12纪检

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级纪委纪检组关于纪检工作的文件

30年

2

纪委工作规章制度

永久

3

纪委会议记录、工作计划、报告、通知、总结、统计报表等

永久

4

党员处分、复查材料

永久

5

群众来信来访及处理意见

30年

DQ13组织

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报等材料

永久

2

学院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及落实政策的有关材料

永久

3

党费使用管理过程中产生的有关文件材料

永久

4

学院组织机构设置、变动的报告及决定、通知、批复等

永久

5

副科级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)

永久

6

副科级以上干部花名册、党员名册

永久

7

各总支及直属支部改选报告、审批材料

永久

8

各党总支及直属支部书记、委员名册,各党总支及直属支部党员名册

永久

9

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党等材料,关于发展新党员、预备党员转正的名册

永久

10

党员民主评议材料、领导干部考核、中层干部考核通报、厅管干部的考核材料

永久

11

表彰先进党组织、优秀党员材料

永久

12

党建主题活动材料

永久

DQ14宣传教育

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于宣传工作、思想政治工作的文件

30年

2

精神文明建设及表彰材料

永久

3

学院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结等

永久

4

教职工政治思想工作动态、师德教育及调查材料

永久

5

理论学习的相关材料(决定、通知、计划、总结等)

30年

6

反映学院重大活动的简报及图表

永久

7

思想政治评估材料

30年

8

学生思想政治工作计划、报告、总结

30年

9

学生思想政治工作典型调查材料和统计

30年

10

关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

30年

11

各系学生政治工作人员名单

30年

DQ15统战

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于统战工作的文件

30年

2

学院统战工作计划、决定、报告、通知和总结汇报材料

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

4

学院教职工参加各级人大代表、政协委员人员名单(册)及审批材料

永久

5

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

永久

6

统战工作重要会议纪录

永久

DQ16工会

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于工会工作的文件

30年

2

教职工暨工会会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等)

永久

3

表彰工会先进集体和个人的材料、名单

永久

4

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、规定、统计等

永久

5

工会委员会会议记录、纪要

永久

6

学院工会、基层工会干部名册及会员名册

永久

7

妇女工作材料

30年

DQ17团委

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于共青团工作的文件材料

30年

2

学院团学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件材料)

永久

3

团委工作计划、报告、总结及规章制度,各团总支相关材料

永久

4

团学工作典型调查材料

永久

5

表彰和奖励先进团总支、团支部、优秀团员等相关材料

永久

6

处分团员的材料及复查材料

30年

7

批准入团、离团材料及名单

永久

8

团学干部名单、团员名册

30年

9

团委、学生会会议纪录

30年

10

团委、学生处组织的学生主题活动材料(勤工助学及三下乡等社会实践活动)、学生社团活动材料(社团名册、社团干部名册、典型活动等)

10年

11

团籍审查材料

10年

行政类档案归档范围和保管期限表

XZ11行政综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关高校行政管理的综合性文件

30年

2

全院性的规章制度,学院下发的通知、规定、活动安排等文件材料

永久

3

院长办公会、院务会、座谈会等会议记录、纪要,院领导关于行政综合工作的重要讲话及参加上级召开会议的发言、交流等材料

永久

4

学院教育事业五年规划、计划及上级批复等

永久

5

学院评估材料

永久

6

学院历史沿革、校史、校友工作材料、校庆工作材料、情况介绍

永久

7

学院向上级的请示及批复(无批复的保存10年),学院各部门的请示及学院的批复(分类立卷)

永久

8

有关全院性工作的调查材料和经验总结、汇报总结、办学情况调查、上级检查学院工作相关材料

永久

9

启用印章的文件及印模,更换印章的通知

永久

10

学院教育统计年报表及综合统计、基本建设统计报表及材料

永久

11

学院大事记、简报、信息、动态、教育年鉴等

永久

12

行政综合其它(政风行风热线等)

10年

XZ12人事劳资

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级机关有关人事劳资工作的文件

30年

2

机构设置、编制规划、计划报告及上级的批复

永久

3

人事统计报表

永久

4

教职工名册(总册、分类名册)登记表

永久

5

表彰先进集体、先进个人材料

永久

6

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

永久

7

学院人事劳资规章制度

永久

8

教职工引进、录用、调动和评定、设岗、聘任专业技术职称等材料及上级的批复

永久

9

教职工工资调整、转正定级、院内调动等材料

永久

10

教师业务考核、进修计划、工作量的规定及执行情况

永久

11

教职工福利待遇工作及三险一金材料

永久

12

教职工退休、干部离休相关材料

永久

13

教职工援外和支援边远地区材料

30年

14

临时工使用有关材料

30年

15

人事劳资其它材料

30年

XZ13监察、审计

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关监察审计工作的文件

30年

2

监察及审计工作方面的规章制度

永久

3

监察、审计工作计划、总结、调查报告

30年

4

监察、审计工作统计年报及重要报表

永久

XZ14武装、保卫

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于治安、保卫、武装、人防等工作的文件

30年

2

学院治安、保卫、武装、人防工作方面的规章制度

永久

3

安全保卫和武装工作的计划、总结、报告、调查材料、统计报表等

永久

4

保卫合同、民事答辩状

永久

5

学院师生员工案件的调查、处理结论及上级的批复

永久

6

复原、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)

永久

7

学院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

永久

XZ15后勤

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关后勤管理工作的文件

30年

2

学院后勤工作计划、总结、报告、调查等材料

30年

3

学院房屋管理、调配使用、转移等规定、房屋拆迁、土地使用权租赁合同、总结,有关制度、办法等

永久

4

防震、防汛、三废工程治理工作的文件材料

30年

5

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等

30年

6

师生健康状况调查材料及统计表

10年

7

计划生育工作相关材料(独生子女证、册、统计表等)

30年

8

车辆购置及运行等材料

10年

9

饮食工作的有关材料

10年

10

校园绿化工作的有关材料

10年

11

水、电、暖及物资、设备、校产管理相关材料

10年

XZ16图书、档案

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关图书、档案管理工作的文件

30年

2

学院图书馆、档案室介绍材料

永久

3

图书馆藏书统计表、档案室案卷统计表

永久

4

图书馆、档案室与外校交流的材料

30年

5

档案室编研的材料

30年

教学类档案范围和保管期限表

JX11教学综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级下达的有关教学工作的文件

30年

2

教学改革、培养目标、学制、教学管理等方面的指示、规定、办法等材料

永久

3

学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、年度总结、调研报告等材料

永久

4

教学检查、评估和各级教学质量活动材料

30年

5

学院承担或参加的非学历教育的培训班、进修班材料

10年

6

继续教育、技能鉴定(包括技能鉴定许可证和考评员任职)、培训、函授、自考等材料

30年

7

统计报表

永久

8

师资队伍建设材料

9

学生运动会材料

30年

10

学生各种教学竞赛活动材料

10年

11

合作办学相关材料

30年

12

学生军训材料

30年

13

学生教育管理材料

JX12专业与实训条件建设

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关专业设置、重点项目投资建设及实训条件建设的文件材料

30年

2

专业内涵建设材料(人才培养方案制定、课程体系构建、课程建设)

永久

3

校内外实训条件建设材料

永久

4

专业设置材料(专业立项申报、审定、审批等)

30年

JX13招生

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关招生工作的文件

30年

2

招生计划、规定、生源计划

永久

3

新生录取材料及新生名册

永久

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

永久

5

招生宣传、招生工作总结

30年

JX14学籍管理

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

新生入学登记表、学籍、学历、新生数据核对材料

永久

2

学籍卡片(簿)

永久

3

学生总成绩册

永久

4

在校学生名册

永久

5

学籍异动材料(升级、留级、休学、复学、应征入伍、转学、退学)

永久

6

学生奖励材料(奖助学金、优秀学生、先进班级等)

永久

7

学生助学贷款材料

8

学生处分材料

永久

9

学籍电子注册、毕业生图象信息采集通知等

永久

10

学籍管理文件

30年

JX15课堂教学与实践教学

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

各专业教学计划、教学大纲

永久

2

校历、课程安排表

永久

3

各专业课程试题库

30年

4

典型教案、重要备课记录

30年

5

教学实习、生产性顶实训岗实习等材料

30年

6

社会调查、社会实践计划、总结等材料

10年

JX16毕业生管理

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关毕业生就业分配的文件材料

30年

2

毕业生就业方案及调配派遣名册

永久

3

毕业生派遣证领取名册

30年

4

毕业生就业工作计划、总结

30年

5

毕业生供需统计、计划、合同、协议等

30年

6

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

10年

7

毕业生登记表、毕业证领取登记表、毕业生就业花名册

永久

JX17教材

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

自编、主编教材

永久

2

各专业使用教材目录

30年

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

30年

4

其他有保存价值的自编参考资料

10年

5

教材使用及其他

10年

科研类档案归档范围和保管期限表

KY11科研综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

科研行政管理、科研计划管理、科研成果管理、科研奖励办法、科研经费管理、申报科学基金及有关批复文件材料

30年

2

课题报告与课题调研论证材料、科技、立项、请示文件材料

永久

3

任务书、合同书、协议书

永久

4

课题研究计划、设计

永久

5

计划执行情况、计划调整或撤销报告

永久

6

课题投资和预决算材料

永久

KY12研究实验阶段

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

试验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

2

数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

永久

3

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

4

研究工作阶段小结、年度报告

永久

5

配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等

永久

6

样品、标本等实物的目录

永久

产品生产与科技开发类归类范围和保管期限表

CP11综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于产品生产与科技开发管理的文件

30年

2

学院产品生产与科技开发制定的各种制度、条例、规定办法等

永久

3

产品生产与科技开发的请示、报告、批复

30年

4

产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的资料

30年

5

产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表

30年

CP12-1销售管理

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

产品用户清册

30年

2

产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录

30年

3

用户反馈的产品技术文件材料

30年

4

产品说明书、宣传品、广告样张

10年

5

产品用户交验协议书

10年

CP12-2产品计划准备阶段材料

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级批文

30年

CP12-3产品生产设计(研制)阶段材料

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

总体方案设计材料

永久

2

全套设计定型图纸

永久

3

技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告

30年

4

通用件、标准件、外购件明细表、图样目录

30年

5

阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复

30年

6

产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等

30年

CP12-4产品生产试制与鉴定阶段材料

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

试验大纲、试验记录及试验工作总结

30年

2

鉴定大纲、产品鉴定证书、产品说明书、产品合格证

30年

3

试验规程和记录、样机底片、照片等

30年

4

获奖材料、专利材料

永久

5

论文、专著

永久

CP12-5产品生产阶段材料

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

生产任务及上级有关指示文件、生产方案计划

永久

2

全套工艺定型图纸、技术条件说明书

30年

3

工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺材料

30年

4

生产定型报告及批复

永久

5

重大质量事故分析、重要联系及会议纪要

30年

6

生产工作总结报告、技术工作总结报告

永久

CP13总结鉴定阶段

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

研究报告、研制报告、论文专著

永久

2

技术诀窍报告

永久

3

专家评审意见

永久

4

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议纪录、鉴定意见)

永久

5

鉴定证书

永久

6

推广应用意见

10年

7

课题工作总结

永久

基本建设类档案归档范围和保管期限表

JJ11基建综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关基建工作的文件

30年

2

基建工作规章制度、小型项目投资管理办法

永久

3

基建工作计划、总结、简报

10年

4

基建工作总体规划

永久

5

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久

6

基建工作财务预、决算

永久

7

全院性总体规划、设计总平面图

永久

8

水、电、气、暖管线分布图

永久

9

地质勘探、地形测量材料

永久

10

中央预算内专项资金(种植基地建设)竣工验收、实训基地建设项目报告(生物技术应用、园艺方向)项目建设请示报告

永久

JJ12-1可行性研究

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

项目建议书及上级批复

永久

2

可行性研究报告

永久

3

项目评估材料

永久

4

环境预测、调查报告

永久

5

设计任务书及计划任务书

永久

JJ12-2设计基础

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明等材料

永久

2

地形、地貌控制点建筑物、构筑物、重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其他设计基础材料

永久

JJ12-3设计文件

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

总体规划设计

永久

2

初步设计

永久

3

技术设计

永久

4

施工图设计

永久

5

技术秘密材料、专利文件

永久

6

设计计算书

长期

7

关键技术实验

长期

8

设计评价、鉴定及审批

长期

JJ12-4工程管理文件

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

3

施工执照

永久

4

环保、消防、卫生等条件水、电、暖供应协议书

永久

5

产权证书

永久

JJ12-5施工

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

土地施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

长期

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

长期

(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长期

(4)建筑材料实验报告

长期

(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

(6)土建施工定位测量地质勘察

永久

(7)土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

永久

(8)隐蔽工程验收记录

永久

(9)工程记录及测试、沉陷、移位、变形观测记录、事故处理报告

永久

(10)分项、分单位工程抽量检查、评定

长期

(11)交工验收纪录证明

长期

(12)竣工报告、竣工验收报告

永久

2

设备及管线安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

长期

(2)设计变更、工程变更洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长期

(4)隐蔽工程检查验收记录

长期

(5)强度、密闭性试验报告

长期

(6)设备调试纪录

长期

(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长期

(8)系统调试、实验记录

长期

(9)管线清洗、通水、消毒记录

长期

(10)管线标高位置、坡度测量记录

长期

(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定

长期

(12)竣工报告、竣工验收报告

永久

3

电气、仪表安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

长期

(1)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长期

(1)调试、整定记录

长期

(1)性能测试和校核

长期

(1)施工安装记录、质量检测评定、事故处理报告

长期

(1)操作、联动试验

长期

(1)电气安装交接记录

长期

(1)中间交工验收纪录、工程质量评定

长期

(1)竣工报告、竣工验收报告

永久

JJ12-6竣工验收

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

竣工验收报告

永久

2

全部竣工图纸

永久

3

质量评审材料

永久

4

工程现场声像材料

永久

5

竣工验收会议决议文件

永久

JJ12-7基建财务管理

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

工程概算、预算、决算

永久

2

交付使用的固定资产材料

永久

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11仪器设备综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关仪器、设备业务管理工作文件

30年

2

学院仪器、设备管理规章制度

永久

3

设备工作计划、报告、总结、调查等材料

30年

4

学院仪器、设备购置计划、报告及经费方案

30年

5

学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复

30年

SB12仪器设备项目

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级或主管领导批复和准购批示

30年

2

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

30年

3

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

30年

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

30年

5

开箱记录及装箱单

30年

6

安装、调试记录和双方签订移交文件、保修单

30年

7

验收报告及文件材料

30年

8

索赔来往函件及结果文件

30年

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录(设备履历表)

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

30年

12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

出版类档案归档范围和保管期限表

CB11出版综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关编辑出版工作的文件

30年

2

学院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议纪录

30年

3

学院编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

4

编辑出版部门管理形成的文件材料

10年

CB12出版物项目

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

出版通知单、书刊、音像出版物样品

永久

2

编辑出版合同、协议书

30年

3

出版请示和批复

永久

4

原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

30年

5

获奖或受查处情况的文件材料

永久

6

各级审稿单位或次审稿意见

30年

7

有参考价值的读者来信、重要评论

10年

8

再版修改意见

10年

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11外事综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关外事工作的文件

30年

2

学院外事工作规章制度

永久

3

外事工作统计报表

永久

4

外事工作会议材料

30年

WS12出国(境)

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级关于出国(境)管理的文件材料

30年

2

国际学术会议论文

永久

3

投寄国外的学术论文

永久

4

出国(境)人员考察、访问材料

永久

5

出国(境)讲学、研究人员有关材料

永久

6

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和个类证书(影印件)

永久

7

国际比赛、竞赛产生的相关材料

永久

WS13来校

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

30年

2

外籍教师、专家、学者及友好人士来学院讲学的讲稿、教材等材料

30年

3

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

10年

WS14国际合作与会议

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

学院完成的国际合作项目、成果等材料

永久

3

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

永久

4

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

5

双方互赠的礼品、纪念品

10年

6

国际会议的有关材料

30年

WS15外国留学生工作

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

录取审批材料

永久

2

学籍登记表、学籍卡片

永久

3

教学计划、大纲、安排

30年

4

学习情况、成绩及评语

30年

5

学位论文及学位证书复印件

永久

6

学生名册

永久

7

学生去向及有关材料

30年

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11财会综合

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

上级有关财务工作的文件

永久

2

学院财务管理制度、计划、总结、请示、批复等文件,学院资金管理文件

永久

3

会计移交清册

永久

4

财会档案移交保管清册

永久

5

财会档案销毁清册

永久

6

项目贷款报告、投资计划、经费申请报告

永久

CK12会计报表

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

决算报表(含基建综合决算)

永久

2

预算会计报表

10年

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

10年

4

年度以上各种统计报表(含工资报表)

10年

5

季度一下各种计划、统计报表

10年

CK13会计帐簿

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

总帐

15年

2

预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

15年

3

预算外账簿(含明细帐、分户或登记帐)

15年

4

学院专项基金帐簿

15年

5

日记帐

15年

6

固定资产明细帐

15年

7

涉及外事会计帐簿

15年

CK14会计凭证

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

涉及外事会计凭证

15年

2

预算内各种原始凭证、记帐凭证

15年

3

预算外各种原始凭证、记帐帐单

15年

4

学院资金各种原始凭证、记帐凭证

15年

5

银行存款余额调节表

5年

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

15年

7

银行对外帐单

5年

8

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

15年

CK15工资清册

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

工资发放名册、卡片

永久

2

工资转移、证明、通知存根

永久

3

各种奖金、奖学金、助学贷款、资助学金、名册、卡片等

10年

声像类档案归档范围和保管期限表

SX11声像

序 号

类 目 名 称

保管期限

1

重要的照片、录像录音磁带、光盘、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片等

永久

第三章 学院立卷部门文件管理类目

一、党委办公室、学院办公室

1.党组文件(包括纪检、监察、审计工作文件和上级、同级党委织来文、会议文件)

2.党委会议纪要、会议纪录,院领导关于党建工作的重要讲话及参加上级召开会议的发言、交流等材料

3.党建工作统计,党群系统重要统计,党建工作相关材料

4.扶贫文件材料

5.学院党代会文件材料

(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像,大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单,候选人登记表和情况介绍,大会选举办法、选举结果和上级批复等。

(2)提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录、参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票样式

6.学院党委会、党委扩大会、书记办公会、党委中心组会议记录、纪要、决议及讨论的材料,以党委名义召开的工作会议材料。

7.党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

8.党委发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知

9.上级党群领导调研、检查、巡视学院工作形成的材料

10.党委大事记

11.党群系统启用印章的文件和印模、更换印章的通知

12.保密工作材料

13.重要的群众来信来访及处理材料

14.党委与有关机关联系、协商工作相关材料

15.关心下一代工作材料

16.上级有关高校行政管理的综合性文件

17.全院性的规章制度,学院下发的通知、规定、活动安排等文件材料

18.院长办公会、院务会、座谈会等会议记录、纪要,院领导关于行政综合工作的重要讲话及参加上级召开会议的发言、交流等材料

19.学院评估材料

20.学院历史沿革、校史、校友工作材料、校庆工作材料、情况介绍

21.学院向上级的请示及批复(无批复的保存10年),学院各部门的请示及学院的批复(分类立卷)

22.有关全院性工作的调查材料和经验总结、汇报总结、办学情况调查、上级检查学院工作相关材料

23.启用印章的文件及印模,更换印章的通知

24.学院教育统计年报表及综合统计

25.学院大事记、简报、信息、动态、教育年鉴等

26.档案工作相关材料

27.计划生育工作相关材料(独生子女证、册、统计表等)

28.行政综合其它(政风行风热线等)

二、党委宣传(统战)部

1.上级关于宣传工作、思想政治工作的文件

2.精神文明建设及表彰材料

3.学院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结等

4.教职工政治思想工作动态、师德教育及调查材料

5.理论学习的相关材料(决定、通知、计划、总结等)

6.反映学院重大活动的简报及图表

7.思想政治评估材料

8.党建工作简报

9.上级关于统战工作的文件

10.学院统战工作计划、决定、报告、通知和总结汇报材料

11.统战工作情况调查、典型材料、统计报表

12.学院教职工参加各级人大代表、政协委员人员名单(册)及审批材料

13.各民主党派成员和负责人名册及有关材料

14.统战工作重要会议纪录

三、党委组织部

1.上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报等材料

2.学院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及落实政策的有关材料

3.党费使用管理过程中产生的有关文件材料

4.学院组织机构设置、变动的报告及决定、通知、批复等

5.副科级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)

6.副科级以上干部花名册、党员名册

7.各总支及支部改选报告、审批材料

8.各党总支及支部书记、委员名册,各党总支及支部党员名册

9.关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党等材料,关于发展新党员、预备党员转正的名册

10.党员民主评议材料、领导干部考核、中层干部考核通报、厅管干部的考核材料

11.表彰先进党组织、优秀党员材料

12.各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复等,各总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议纪录、统计表和党内年报等

13.党建主题活动材料

四、审计监察

1.上级纪委纪检组关于纪检工作的文件

2.纪委工作规章制度

3.纪委会议记录、工作计划、报告、通知、总结、统计报表等

4.党员处分、复查材料

5.群众来信来访及处理意见

6.上级有关监察审计工作的文件

7.监察及审计工作方面的规章制度

8.监察、审计工作计划、总结、调查报告

9.监察、审计工作统计年报及重要报表

五、人事处

1.上级机关有关人事劳资工作的文件

2.机构设置、编制规划、计划报告及上级的批复

3.人事统计报表

4.教职工名册(总册、分类名册)登记表

5.表彰先进集体、先进个人材料

6.处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

7.学院人事劳资规章制度

8.教职工引进、录用、调动和评定、设岗、聘任专业技术职称等材料及上级的批复

9.教职工工资调整、转正定级、院内调动等材料

10.教师业务考核、进修计划、工作量的规定及执行情况

11.教职工福利待遇工作及三险一金材料

12.教职工退休、干部离休相关材料

13.教职工援外和支援边远地区材料

14.临时工使用有关材料

15.人事劳资其它材料

六、计财处

1.上级有关财务工作的文件

2.学院财务管理制度、计划、总结、请示、批复等文件,学院资金管理文件

3.会计移交清册

4.财会档案移交保管清册

5.财会档案销毁清册

6.项目贷款报告、投资计划、经费申请报告

7.会计报表

8.会计账簿

9.会计凭证

10.工资清册

11.上级有关仪器、设备业务管理工作文件

12.学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废,调拨报告和批复

13.学院仪器、设备管理规章制度

14.设备工作计划、报告、总结、调查等材料

15.学院仪器、设备购置计划、报告及经费方案

16.上级或主管领导批复和准购批示

17.申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)

18.定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

19进口设备过程中有关的技术商务文件

20开箱记录及装箱单

21.安装、调试记录和双方签订移交文件、保修单

22.验收报告及文件材料

23.索赔来往函件及结果文件

24.设备说明书及全套随机文件材料

25.使用、检修、故障事故记录(设备履历表)

26.重大事故的调查分析及处理意见

27.技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

七、教务处

1.上级下达的有关教学工作的文件

2.教学改革、培养目标、学制、教学管理等方面的指示、规定、办法等材料

3.学院规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、年度总结、调研报告等材料

4.教学检查、评估和各级教学质量活动材料

5.学院承担或参加的非学历教育的培训班、进修班材料

6.统计报表

7.师资队伍建设材料

8.学生各种教学竞赛活动材料

9.合作办学相关材料

10.上级有关专业设置、重点项目投资建设及实训条件建设的文件材料

11.专业内涵建设材料(人才培养方案制定、课程体系构建、课程建设)

12.校内外实训条件建设材料

13.专业设置材料(专业立项申报、审定、审批等)

14.学生总成绩册

15.学籍电子注册、毕业生图象信息采集通知等

16.学籍管理文件

17.学籍电子注册、毕业生图象信息采集通知等

18.毕业证领取登记表

19.自编、主编教材

20.教材使用及其他

21.各专业使用教材目录

22自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

23.其他有保存价值的自编参考资料

八、学生工作部

1.学生思想政治工作计划、报告、总结

2.学生思想政治工作典型调查材料和统计

3.关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件

4.各系学生政治工作人员名单

5.学生教育管理材料

6.学籍卡片(簿)

7.在校学生名册

8.学籍异动材料(升级、留级、休学、复学、应征入伍、转学、退学)

9.学生奖励材料(奖助学金、优秀学生、先进班级等)

10.学生处分材料

11.学生助学贷款材料

九、招生办、就业服务中心

1.上级有关招生工作的文件

2.招生计划、规定、生源计划

3.委培、代培、自费生计划、合同及名单

4.招生宣传、招生工作总结

5.新生录取材料及新生名册

6.新生入学登记表、学籍、学历、新生数据核对材料

7.上级有关毕业生就业分配的文件材料

8.毕业生登记表、毕业证领取登记表、毕业生就业花名册

9.毕业生就业方案及调配派遣名册

10.毕业生派遣证领取名册

11.毕业生就业工作计划、总结

12.毕业生供需统计、计划、合同、协议等

13.毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

十、后勤处

1.上级有关后勤管理工作的文件

2.学院后勤工作计划、总结、报告、调查等材料

3.学院房屋管理、调配使用、转移等规定、房屋拆迁、土地使用权租赁合同、总结,有关制度、办法等

4.防震、防汛、三废工程治理工作的文件材料

5.爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等

6.师生健康状况调查材料及统计表

7.车辆购置及运行等材料

8.饮食工作的有关材料

9.校园绿化工作的有关材料

10.水、电、暖及物资、设备、校产管理相关材料

十一、基建办、规划处

1.上级有关基建工作的文件

2.基建工作规章制度、小型项目投资管理办法

3.基建工作计划、总结、简报

4.基建工作总体规划

5.基建工作年度(季度)总结、统计报表

6.基建工作财务预、决算

7.全院性总体规划、设计总平面图

8.水、电、气、暖管线分布图

9.地质勘探、地形测量材料

10.中央预算内专项资金(种植基地建设)竣工验收、实训基地建设项目报告(生物技术应用、园艺方向)项目建设请示报告

11.学院教育事业五年规划、计划及上级批复等

12.基本建设统计报表及材料

13.可行性研究相关材料

14.设计基础相关材料

15.设计文件

16.工程管理文件

17.施工相关材料

18.竣工验收相关材料

19.基建财务管理相关材料

十二、保卫处

1.上级关于治安、保卫、武装、人防等工作的文件

2.学院治安、保卫、武装、人防工作方面的规章制度

3.安全保卫和武装工作的计划、总结、报告、调查材料、统计报表等

4.保卫合同、民事答辩状

5.学院师生员工案件的调查、处理结论及上级的批复

6.复原、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)

7.学院师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

十三、各教学系

1.专业建设、实验实训条件建设及科研建设方面的文件材料

2.主办、承办会议材料

3.本系班主任名单、学生名册(按年级、班级统计)(纸质、电子各一份)

4.毕业生优秀毕业论文或毕业设计

5.参加各种竞赛活动获奖人员名单及材料

6.开展重要活动及参加实践教学的照片

7.毕业生合影照片(纸质、电子各一份)

8.其他

十四、基础部

1.课程建设方面的文件材料

2.思政及教学评估方面的文件材料

3.大学生运动会及学院运动会有关文件材料

4.学生运动会材料

5.学生军训材料

6.其他

十五、继续教育部

1.上级有关函授、成人教育的文件材料

2.新生录取名册(函授、夜大、脱产等)

3.学生成绩册(纸质、电子各一份)

4.短训班委托培养学生名册

5.毕业生名册(领取毕业证学生名单)

6.继续教育、技能鉴定(包括技能鉴定许可证和考评员任职)、培训、函授、自考等材料

7.职工继续教育材料

8.其他

十六、督导室

1.本室形成的重要文件材料

2.各种规章制度等

3.质量管理文件材料

4.其他

十七、计算机中心

1.上级有关网络及信息化建设的文件材料

2.信息化建设的有关制度

3.学院网站建设的有关材料

4.信息化建设方案、计划、总结

5.多媒体、数据库建设文件材料

6.其他

十八、科研处

1.科研行政管理、科研计划管理、科研成果管理、科研奖励办法、科研经费管理、申报科学基金及有关批复文件材料

2.课题报告与课题调研论证材料、科技、立项、请示文件材料

3.任务书、合同书、协议书

4.课题研究计划、设计

5.课题投资和预决算材料

6.计划执行情况、计划调整或撤销报告

7.研究试验阶段相关材料

8.产品生产与科技开发相关材料

9.出版类综合及出版项目

10.外事工作相关材料

十九、图书馆

1.上级有关图书管理工作的文件材料

2.学院图书馆简介

3.学院图书馆藏书统计表

4.其他

二十、工业中心

1.上级有关实训基地管理方面的文件材料

2.承担的各专业实习、实训教学、开展职业技能培训的有关材料

3.技能鉴定考核工作有关材料

4.专业研究、技术开发、生产及新技术应用及推广的有关材料

5.其他

二十一、工会

1.上级关于工会工作的文件

2.表彰工会先进集体和个人的材料、名单

3.工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、规定、统计等

4.工会委员会会议记录、纪要

5.学院工会、基层工会干部名册及会员名册

6.教职工暨工会会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举结果、.领导讲话、大会发言等)

7.妇女工作材料

二十二、团委

1.上级关于共青团工作的文件材料

2.学院团学代表大会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件材料)

3.团委工作计划、报告、总结及规章制度,各团总支相关材料

4.团学工作典型调查材料

5.表彰和奖励先进团总支、团支部、优秀团员等相关材料

6.处分团员的材料及复查材料

7.批准入团、离团材料及名单

8.团学干部名单、团员名册

9.团委、学生会会议纪录

10.团委、学生处组织的学生主题活动材料(勤工助学及三下乡等社会实践活动)、学生社团活动材料(社团名册、社团干部名册、典型活动等)

11.团籍审查材料

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